İş dünyasındaki oyunun adı değişim ve değişimin hızıdır. Buda her gün yeni sorunları çözmenin önemini ortaya koymaktadır. Bilgi ve teknolojinin gelişimi, liderlik yetkinliklerinin gelişmesine güç ve ışık tutmaktadır. Müşteriler artık çok fazla bilgiye ve güce sahipler. Olumsuz bir deneyim yaşayan müşteri, eskiden en fazla 10-15 kişiye anlatırken, artık bir tweet ile milyonlara ulaşabilmektedir. Hızlı ve kararlı olma isteği, problemlere yaklaşımımızı nasıl etkiliyor? Tepkileriniz istenilen etkiyi yaratmıyorsa, problem çözme yetinizi konuşmakta fayda var.
“Bir problemi çözmek için bir saatim olsaydı, 55 dakikasını problemi düşünerek, 5 dakikasını da çözümleri düşünerek geçirirdim.” Albert Einstein
Neleri Çözmeli, Nelerden Kaçmalı
Modern insanın 2 yönü vardır. Ya problemleri çözer, ya da problemden kaçar. İkisi de doğrudur. Stresten kaçmak adına her şeyi kapsamaya çalışan insan, enerjisini daha çok etki alanında değil de ilgi alanlarında tutmaya bayılır. Bunu ilişkilerdeki dinleme reflekslerimizde göre biliriz. ’’Bana sorarsan, bence, sen anlamazsın, oda bir şey mi, sen ne sanmıştın ki, buna mı canını sıktın,vb.’’ Başkalarının deneyimlerine gözlemci olurken, daha çok kendi konumumuza, koltuğumuza, iyi olduğumuzun referansını destekleyecek tutum içinde oluruz. Dinliyormuş ve anlıyormuş gibi yapmak, içsel referansın güçlendirme oyunu olduğunu görmemiz gerekmektedir.
Neleri çözmeliyiz, nelerden kaçmalıyız? sorusu, yaşamımızda deneyim kalitesine ışık tutar. Başkalarının deneyimleri içinde yaşamayı seven bizler, kendi deneyimlerimizin fırsatlığını kaçırırız. Burada kaçışı, daha ucuz bir çözüm olduğu için tercih ederiz. Diğeri kendini bilme, anlama, farkında olma, gözlem ve deneyimleri algılama yolculuğunun keşfine giriyor. Buda pahalı bir çözüm, kaçınılan, yüzleşilmek istenilmeyen bir süreçtir. Probleme bakış tamamıyla zihniyet ile ilgilidir.
Zihniyet Değişimin Faydaları
Yöneticiler için, ekiplerin zorluklarla yüzleşmesi ve bunları fırsata dönüştürmesine yardımcı olur. Stratejik düşünme, karar alma ve pazardaki üstünlüğü artırmasını sağlar. Duygusal zekânın gelişimine katkı sağlayarak, çatışma yönetimini güçlendirir. Mutlu bir işyeri için ekip çalışmasını teşvik eder, özerklik, ustalaşma ve amaç ekseninde aidiyeti güçlendirir. Yapay zekâ iş dünyasını şekillendirirken, çalışanların gelişim isteklerinin karşılanmasını desteklemek zorunluluk haline gelmektedir. Yaratıcı düşünen, zorlu sorunları belirleyerek çözebilen çalışanlar, her zamankinden daha değerlidir.
Beceri Hangi Stratejilerle Geliştiririz?
• Süreçlerin Gözden Geçirilmesi: Düzeltilecek verimsiz bir süreç var mı? Gereksiz adımları azaltarak, maliyetleri düşürmeye, çıktıyı artırmaya yardımcı olabilecek iş süreçleri var mı? Süreçleri çözmek için, ekip ve organizasyon içinde duyurusunu yapın. Kurum içi iyileşmeyi oluşturacak fırsatların keşfini teşvik edin.
• Sürekli Eğitim, Sürekli Gelişim Planı: Kurumlarda inovasyonu artırmaya, müşteri odaklılığı iyileştirmeye, verimliliği, etkinliği artırmaya ve çalışan memnuniyetini iyileştirmeye katkı sağlayacak sürekliliği olan eğitim planı yapılmalıdır.
• Destekleyici Şirket Kültürü Yaratmak: Yaratıcı çalışmaları desteklemek için açık iş birliği, psikolojik güvenlik, risk alma ve çeşitlilik ile karakterize edilen bir şirket kültürü geliştirmek esastır. Çalışanların desteklendiği, takdir edildiği, başarısızlığın öğrenme fırsatı görüldüğü, proaktif tutumun olduğu bir ortamın yaratılması önemlidir.
• Yaratıcı Düşünceyi Teşvik Etmek: Yaratıcılık geleneksel bakışın dışına çıkmayı, görev ve sorumlulukların dışında esnek olmayı, özgür düşünmeyi içerir. Yeni şeyler denemeyi teşvik eden, eksikliğe, başarısızlığa bakışının değişimini oluşturan zihniyetin kuruma yayılması sürecidir.
Etkili Problem Çözmede Basamaklar
Kurumlarda sorunlar sonsuz olabilir. Sorun bazen çalışan şikâyetleri ya da müşteri memnuniyetsizliği ile gelir. Ya da rekabet koşulları size değişimi dayatabilir. Sorunun belirlenmesi ve analiz edilmesi için doğru soru sormak önemlidir. Çünkü değişim zihniyetini yaratacak olan, iletişim becerilerinin gelişimidir.
-Sorunun tanımlanması ve kaynağının bulunması için sistemleri, uygulamaları araştırın.
-Çözüm olacak seçenekler için görselleştirme ve beyin fırtınası yapın.
-Çözümün uygulanması sürecinde esneklik ve dayanıklılık için sabırlı olun.
-Sonuçların değerlendirilmesi aşamasında yansıtma ve öğrenme için, başarı ve başarısızlığı teşvik edici kültür yaratın.
Problem Çözümünde Yönetici Becerileri Nelerdir?
Yöneticiler için problem çözmeyi kolaylaştırabilecek yedi temel beceri şunlardır.
- Analiz: Yöneticilerin sorunların temel nedenlerini belirlemeleri ve bilinçli kararlar alabilmeleri için ilgili verileri ve bilgileri toplayıp analiz edebilmeleri çok önemlidir.
2.İletişim: Yöneticilerin sorunları açık bir şekilde dile getirmeleri, ekip üyeleriyle işbirliği yapmaları, farklı fikirleri ve çözümleri ortaya çıkartacak kültürü oluşturmak için, ortak amaçta bir araya gelmelerini sağlayacak yaklaşımdır.
3.Duygusal Zekâ: Yöneticilerin kendi duygularını ve başkalarının duygularını anlamalarına ve yönetmelerine yardımcı olur. Çatışmalarla başa çıkmak için etkin karar almalarını kolaylaştırır.
4.Dayanıklılık: Sorun çözme genellikle aksiliklerle ve engellerle yüzleşmeyi içerir. Dayanıklılık, yöneticilerin başarısızlık karşısında öğrenme deneyimi koymalarını, değişikliklere uyum sağlamalarını ve uygulanabilir çözümler bulma konusunda ısrarcı olmalarını sağlar.
5.Yaratıcılık: Yöneticilerin kalıpların dışına çıkmalarını, yenilikçi fikirler üretmelerini ve sorunlara farklı açılardan yaklaşmalarını sağlar.
6.Uyum Sağlama: Değişen koşullara uyum sağlama ve yeni yaklaşımları benimseme yeteneği, yöneticilerin karmaşık sorun çözme senaryolarında yol alabilmeleri için çok önemlidir.
7.Takım Çalışması: Çeşitli bakış açıları ve uzmanlık gerektiren karmaşık sorunları çözmek için işbirliği ve takım çalışması esastır. Güçlü işbirliği becerileri oluşturmak, yöneticilerin ekiplerinin kolektif zekâsını kullanmalarını sağlar.
7 Teknikle Problem Çözmeyi Geliştirin
Hangi tekniği kullanmanız gerektiğine durumsal karar vermeniz gerekmektedir. - Beyin Fırtınası: Ekip üyeleriyle çeşitli fikirler üretip, en iyi çözümleri belirlemek.
- Kök Neden Analizi: Problemin kök nedenlerini belirlemek için “Neden” sorusunu tekrar tekrar sorarak derinlemesine analiz yapmak.
- SWOT Analizi:Güçlü ve zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri değerlendiren stratejik bir yaklaşımdır.
- 6 Sigma:Kaliteyi artırmak ve süreçleri iyileştirmek için veri odaklı bir yöntemdir.
- Kaizen:Sürekli iyileştirme prensibini benimseyen bir Japon iş yönetimidir.
- Lean Metodolojisi:İsrafı azaltarak verimliliği artırmayı hedefleyen yaklaşımlar.
7.SCAMPER Tekniği:Var olan bir problemi farklı açılardan ele almak için, Sormak,
Kombine Etmek, Uygunlaştırmak, Değiştirmek, Başka Kullanım Bulmak, Ortadan
Kaldırmak ve Tersine Çevirmek eylemlerini içeren bir yöntemdir.
Problem Çözmede GROW Tekniği?
İşletmelerin sorun çözmek için başvurduğu bir çok teknik bulunmaktadır. Bunların ortak olan aşamaları şunlardır. Sorunu tanımlama, olası çözümleri göz önünde bulundurma, seçenekleri değerlendirme, en iyi çözümü seçme, çözümü uygulama ve sonucu değerlendirme olarak sıralaya biliriz. İçinde insanın olması probleme bakışımızı değiştirmektedir. Koçvari bakış olarak GROW tekniğini kullanmanın etkisinden bahsedeceğim. GROW tekniği, karşılaşılan soruna farkındalığı, yaratıcılığı ve sorumluluk alma hissini güçlendirir. Teknik 4 aşamadan oluşur.
1- Amacın belirlenmesi(Goal): Sorunun ortaya çıkışı genelde şikayet ya da eleştirel düşünce ile olmaktadır. İşletmede amaç ile verimliliği kesişeceği beklentinin netleştirildiği aşamadır.
2- Gerçeklik Kontrolü(Reality): Sorunun çekilen fotoğrafında, fikirler, yargılar, beklentiler, önyargılar, endişeler, umutlar ve korkuları var ise bunların belirlenmesi yani sorunla ilgili iç görü önceliklidir. Kişiye, ekibe tutulacak ayna ve yansıtmalar ile öz farkındalığın artması sağlanmaktadır.
3-Seçenekler ve alternatif stratejiler(Options): Burada ilerlemek için farklı ihtimalleri ve alternatifleri tespit etmek, çok sayıda eylem planı yaratmak ve listelemek önemlidir.
4-Yapma İradesi(Will): Ne, Ne zaman, Kim tarafından yapılmalı soruları tartışmasını karara dönüştürmektir. Burada ki irade, niyet ve sorumluluğu temsil eder. Hedef, gerçekler ve seçeneklerin ortaya çıktığı görüşmede, sorunun çözümünün izlenmesini eylemlere bağlarsınız.
“Kültür, bir grubun sorunları nasıl çözdüğü konusunda ortak bir anlayış ve ritüeldir.” Edgar Schein
Problemin olması, işletme ve çalışanlar için fırsattır. Bu fırsat, yetkinlik gelişimi, büyüme, verimlilik, deneyim kalitesinin artması, iş yaşam dengesinin oluşması gibi birçok önemli sonuca hizmet edebilir. Kurum kültürünü oluşturan en önemli olgu, farklılıklara, yaratıcılıklara ve problemlere bakış tarzınızdır.
