Müzakere Sanatı-1

Müzakere; iki taraf arasındaki görüş ve beklenti ayrılıklarını, tarafları tatmin edici şekilde çözmeye yarayan iletişim sürecidir. Müzakere zemininde, duygular, yönetim, müşteriler, çalışanlar, önyargılar, kanun ve etik kurallar, ihtiyaçlar, kazanma isteği, kaybetme korkusu, ön hazırlık ve bilgiler bulunabilir. Görünür olmayan diğer etkileyen kişilerde olabilir. Karmaşık olan bu zemini düşündüğümüzde, en ucuz yöntem olarak ikna etmeyi seçiyoruz. Peki ikna oluyorlar mı? Genelde Hayır. Hangi durumlarda müzakere etmeliyiz? Başarılı bir müzakerenin nasıl olmalısını konuşalım.
Müzakere Odak Noktamız Ne Olmalı?
Müzakerenin sonucunda davranış değişikliği istiyor isek, bilgiyi, zihni ve duyguları kontrol etmemiz önemlidir. Anlaşılmışlık hissi, karar alabilme yeteneği ve yakınlık derecesi, ilişki kalitesi, statülerin etkisi, rollerin kavranılması müzakeredeki duyguları oluşturmaktadır. Sizin için az, karşınızdaki için çok olabilecek, ya da karşınızdaki için az, ancak sizin için çok olabilecek neler alabilirsiniz? Bu durum termodinamik yasalarından bir tanesinin hayata uygulanmasıdır. Maximum düzensizlik, minumum enerji ile sorunları çözmeye meyilliyiz. En ucuz yöntem olan ikna etme çabasını tercih sebebi, en az enerjiyi içermesinden dolayıdır. Beynimiz enerjiyi bizi hayatta kalmamız için ağırlıklı kullanmayı sever. İkna çabası yerine müzakere etmeyi tercih etmek, enerji harcamayı bilinçli istemekle ilgilidir. Kararların %95’ini bilinçsiz yapan beyin için, dürtüsel olmaktan uzaklaşarak, duygusal deneyim kalitesini artırmak önemlidir.
Müzakerede Bilginin Önemi
Ön hazırlık yapılmadan müzakereye girmek, duyguların masada olmasına ve ilişkilerin zarar görmesine neden olur. Onun için, durum analizi ve hazırlık yapın. Elinizdeki kaynakları listeleyin ve ihtiyaç analiz ile onun için önemli olanı ve değerlerinin neler olduğunu bulun. Müzakerenin sonucunda neler elde etmek istediklerinin, net tanımlamasını yapın. Elde edeceğiniz en iyi sonucu ve en zayıf sonucu bulmak, müzakere stilinizi belirgin yapacaktır.
Müzakerenin 5 Stili
Rekabet Eden; İddialı olmanın yüksek, işbirliğinin düşük olduğu, acil durumlarda, hızlı sonuç istediğimizde, olumsuz muhalif kararlarda(disiplin, bütçe kesintisi vb), şirket politikasının baskın olması(haklı olduğunuzda) ve avantajlı durumu korumak istediğimizde faydalı olur. Olumsuz etkileri ise, diğerlerine zarar verebilir, küstürebilir. Direnç gelişebilir, probleme dönüşebilir. Kendi görüş ve duygularını ortaya koyarken, konumunu ve şartlarını koruma isteği baskın çıkmaktadır.
Kaçınan; İddialı olmanın ve işbirliği etmeninde düşük olduğu durumlarda sergilenmektedir. Gerçek olmayan, önemsiz konularda ve çatışma sonucunun hasar oluşturacağı durumlarda faydalı olur. Olumsuz etkileri ise, mesajınız kimse tarafından duyulmamış, problemin çözülmemiş kalması stres yaratır. Geri çekilme, ilişkinin beklentisini karşılamaya bilir.
Ödün veren; İş birliğinin yüksek, iddianın düşük olduğu bu müzakerede, teslim tarihlerine duyarlı olunması, sonuç elde edilmesi, ilişkiyi koruma, hataların bilinmesi ve uyumu koruma faydalı taraflarıdır. Olumsuz tarafları ise, herkesi memnun edemeyeceğini bilmemesi, işler kötüye sürüklenirken, beklenti ve rolü yanlış algılanabilir. Huzuru ve barışı koruma çabası, isteklerinden vazgeçme ve taviz vermeyi doğurmaktadır.
Uzlaşan; İş bölümü gereken durumlar etkilidirler. Rekabetçi ve problem çözen müzakerecilerde onların yedekleri olurlar. Dengenin kurulması gereken yerde, farklılıkları ele alabilirler. Geçici ve uzlaştırıcı çözümler yaratırken, zaman baskısı altında uygun çözüm bulmaları faydalı taraflarıdır. Olumsuz tarafı ise, verimlilik, kalite, müşteri memnuniyeti, maliyet analizi gibi problemlerde etkin sonuca gitmekte zorlanırlar. Stratejik karar almada ve hedeflerde zorluk yaşarlar.
Problem Çözen; İddialı olma ve yüksek ilişki becerisinin kullanıldığı müzakere stilidir. Yeni fikirler, iç görü ve daha iyi sonuçlar üretme çabası, bağlılığı güçlendirir. Sürekli öğrenme ve daha iyi sonuç için çaba harcamayı severler. İletişim becerisi, dinleme, koçluk, analiz etme ve açık iletişim etkin kullanılmadığında zaman kaybettirebilir.
Müzakerede Koçluk Becerileri
Amaç en uygun müzakere stilini bulmak, diğer taraf(lar)ı daha iyi anlamak, duygu ve düşünceleri kontrol etmek, çatışmaları daha iyi yönetmek, etkin dinlemek ve sonuca yönelmeye faydası vardır. Koçluk disiplininin en önemli parçaları, dinlemek, gözlem yapmak, geribildirim, soru sormak, önyargısız olmaktır. Duygusal zekânın önemi burada ortaya çıkmaktadır. Karar süreçlerinde kendini ve karşındakini bilme, anlama, anlatma, anlaşılma, aksiyon alma süreçlerinin sağlıklı olmasını sağlar.
Dağıtımcı, paylaştırıcı; ortadaki varlık sabit olduğunda, kazan ya da kaybet durumunu doğurmaktadır. Duygularımızı kontrol etmek, gerçek çıkarı ve amacı belli etmemek müzakereyi belirleyecek etmendir. İlk teklif pazarlığın sınırını belirleyeceği için, bilgi önemli olmaktadır. Talebin makul olmaması, abartının zorlayıcı etkisi ile masanın dağılma ihtimali bulunmaktadır.
Bütünleştirici, birleştirici; ortadaki varlık değişken olduğunda, ilişkinin bozulmaması önemlidir. Her iki tarafın bir ipte oynadığı durum ortaya çıktığı için, kabul noktaları, değerleri, sizde olan hangi kaynakların onun beklentisi ile uyumlu olduğunu analiz etmeyi güçlendirecek gerekli bilgiye ulaşmak önemlidir. İlişkideki değerinizi net bir şekilde belirlemek, daha fazla pay almanıza olanak sağlayacaktır. Kazan- kazan yaratmak için, çıkarlarla değerleri terazide tutmalısınız. Sizi kaybetmek onun için bir anlam oluşturmuyorsa, gerekli değeri yaratmamışsınız demektir.
Çok aşamalı ve çok taraflı; ikiden fazla taraf ve aşama içerebilir. Etkin süreç yönetiminin yanında bu durum, stres ve zaman yönetimini etkin kullanmayı doğurmaktadır. Taraflar zamanla yakınlaşmaya başlarlar. Birden fazla tarafın hoşnut olması, koalisyonların oluşması, ortak çıkarların belirlenmesi, bu yakınlaşmaları doğuracak ilişkilerin temelinin doğru atılması için tutarlı olunması gerekmektedir.
Müzakerenin 9 Olmazsa Olmazı
Öncelik karşı tarafla anlaşma yapılacak son noktayı belirlemek, anlaşma zeminini oluşturmak, sizin istediğinizi almanız, bunun karşılığında sizin için daha az değerli olanı vermenizi içerir.
Tatmin edici sonuçları saptayın; görüşmenin sonucunun size olan faydaları ve ne isteğinizi bilmek, bununla ilgili bilgi kaynağını bulmak, teklifinizi ayrıntılı hale getirmeyi içermektedir.
Değer yaratma olanaklarını saptayın; pastadaki payı büyütmek istiyorsanız, karşı taraf için nelerin önemli olduğunu bilmeniz gerekiyor. Satın alınan şey güven, fayda ve değerdir.
Müzal’ınızı saptayın ve en son kabul noktanızı belirleyin; müzakerede en son alt sınırınızı(Müzal) belirleyin. Kendi müzal’ınız ve karşı tarafın müzal’ını bulmanız gerekiyor. Bunu karşıdan alamadığınızda, neler olabilir? Unutmayın oda kendisi için en azı vermek, maximumu almak amacıyla masaya oturuyor.
Müzal’ınızı iyileştirin; ‘’Kişi zayıf ve muhtaç göründükçe pazarlık konumlarını yitirir’’Jım Camp. Bazen karşı taraf biz böyle olmasak bile, bize böyle hissettirir. Çerçevenizi güncellemeniz gerektiğini bilin.
Yetki durumunu saptayın; iki taraflı yetki alanlarını, etkileyeceği kişileri, karar vericinin kim olduğunun teyit edilmesi, esneklik ve etki gücünün tanımlanması önemlidir.
Karar alıcı hakkında bilgi edinin; hedef hakkında bilgi toplanmasıdır. Bilginin türü, kaynağı, sistemi ve sürekliliği önemlidir.
Süreçte esnekliğe hazır olun; müzakerede adımlar değiştiğinde, beklenmedik gelişmeler olduğunda, buna uygun davranmak için sabırlı olun. Müzakerede düz çizgi izlenmeyeceğini bilin. Aç-kapa olabilir, bunu bir öğrenme fırsatı olarak görün.
Adil bir yaklaşım için nesnel ölçü belirleyin; objektif ve sübjektif kriterleri belirleyin. Bunu yapmadığınızda karşı taraf sizi sübjektif konulara çekebilir. Dikkat ve enerjiyi objektif kriterler de ve değerlerde tutmak, şirket prosedürleri, standartları vb konularda kalmak, duygusal beklentilerle malipule olmamanızı sağlar.
Süreci kendi yararınıza değiştirin; düşüncelerin, bilgilerin sağlıklı aktarımı için ön çalışma yapmak faydalıdır. Karşı tarafı etkileyecek diğer şahıslardan bilgi alın ve kişisel tek taraflı ihtiyaçtan, kişinin, karşı tarafın ve kurumun ihtiyaçlarına göre sürecin çerçevesini tekrar çizin.
Başarılı Müzakere Nedir?
Bütün taraflar için uygun olan, uzun vadeli taahhüdü oluşturmasıdır. Bu sayede tatmin edici sonuca ulaşılır. Zaman kaybı yoktur ve tartışılacak bir şey kalmamıştır. Bu sayede verimli süreç yaşanmıştır. İlişkileri geliştirir ve gelecekteki ilişkileri kolaylaştırır. Uzun vadeli dostane ilişkilerin kurulmasına olanak sağlar.